Om je als lokaal bestuur Lievegem een goede dienstverlening te kunnen aanbieden, werken wij met persoonsgegevens. Aan de hand van deze privacyverklaring willen we je meer uitleg geven bij de manier waarop we omgaan met de persoonsgegevens waarover we beschikken.
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Gemeente Lievegem en OCMW Lievegem.
We vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met jouw persoonsgegevens, en we doen dit dan ook in overeenstemming met de Europese privacywetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort als AVG of GDPR) en de relevante federale en Vlaamse wetgeving.
Persoonsgegevens omvatten alle informatie waarmee iemand geïdentificeerd kan worden. Dit kan rechtstreeks zijn, bijvoorbeeld aan de hand van een naam, rijksregisternummer of foto. Soms is het ook mogelijk om een persoon onrechtstreeks te identificeren door een combinatie van verschillende soorten informatie, bijvoorbeeld adres, leeftijd en geslacht. Alle informatie die zo aan iemand gekoppeld kan worden valt onder de noemer ‘persoonsgegevens’.
Verwerken omvat in de praktijk elk gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, verspreiden of wissen ervan.
De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, welke middelen daarvoor worden gebruikt en voor welke doeleinden dit gebeurt. In de meeste gevallen is het lokaal bestuur Lievegem verwerkingsverantwoordelijke bij het verwerken van persoonsgegevens van haar inwoners.
Verwerkers zijn partijen die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken. Als voorbeeld kan hier verwezen worden naar softwareleveranciers waar het lokaal bestuur Lievegem beroep op doet.
Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de nagestreefde doeleinden. We waken daarbij over de volledigheid en juistheid van jouw persoonsgegevens.
Wij bewaren je gegevens in principe niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze verzameld werden. Als overheidsinstantie zijn we echter dikwijls wettelijk verplicht om jouw persoonsgegevens langer te bewaren, onder meer op basis van de archiefwetgeving. Het is daarnaast mogelijk dat je persoonsgegevens verder worden verwerkt voor wetenschappelijk en historisch onderzoek of statistische doeleinden. Daarbij worden steeds de nodige maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen. Indien identificatie niet vereist is voor deze doeleinden, dan worden je persoonsgegevens steeds gepseudonimiseerd of geanonimiseerd.
We nemen daarnaast de nodige veiligheidsmaatregelen om de persoonsgegevens die we verwerken op een passende manier te beveiligen. Jouw persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de personen die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Iedereen die betrokken is bij de verwerking van je persoonsgegevens, zowel eigen medewerkers als externe partijen, is er bovendien wettelijk of contractueel toe gehouden om hier vertrouwelijk mee om te gaan.
Jouw persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren bij ons terechtkomen. Zo kunnen we bijvoorbeeld gegevens rechtstreeks bij je opvragen door middel van een contactformulier of bepaalde documenten. Een andere mogelijkheid is dat we jouw persoonsgegevens opvragen bij overheidsdiensten die er over beschikken.
Wij verzamelen en gebruiken je persoonsgegevens alleen als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doel voor hebben vastgelegd. Meer bepaald verwerken wij jouw gegevens enkel op basis van volgende verwerkingsgronden:
om een wettelijke verplichting na te komen
Bijvoorbeeld: het bijhouden van gegevens van de inwoners van de gemeente in het bevolkingsregister, de verwerking in het kader van een vergunningsaanvraag of in het kader van de belastingadministratie.
voor de vervulling van een taak van algemeen belang of het openbaar gezag
Bijvoorbeeld: om inwoners op de hoogte te houden van werkzaamheden in de openbare ruimte, hen te betrekken bij het beleid van het gemeentebestuur of in het kader van niet verplichte tegemoetkomingen aan mensen met een bepaald sociaal statuut.
wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven
Bijvoorbeeld: het versturen van nieuwsbrieven, het publiceren van gericht beeldmateriaal of het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies.
voor de uitvoering van een overeenkomst met jou
Bijvoorbeeld: wanneer je je inschrijft voor een culturele of sportactiviteit die het lokaal bestuur organiseert, of wanneer je iets ontleent bij de uitleendienst.
om een ernstige bedreiging voor jouw gezondheid te bestrijden
Bijvoorbeeld: samenwerking met de hulpdiensten in het geval van een ramp of een andere levensbedreigende situatie.
Voor de bovenstaande doelstellingen, en afhankelijk van de concrete verwerking, kunnen wij ‘gewone’ persoonsgegevens verwerken. Dat zijn onder andere:
identificatie- en contactgegevens
Bijvoorbeeld: naam, (e-mail)adres, Rijksregisternummer, telefoonnummer,
persoonlijke kenmerken
Bijvoorbeeld: leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit, beroep, etc.
samenstelling van het gezin en persoonlijke relaties
Bijvoorbeeld: huwelijk of andere samenlevingsvorm, naam van de echtgenoot of partner, huwelijksdatum, aantal kinderen, bloedverwanten, etc.
persoonlijke interesses en voorkeuren
Bijvoorbeeld: lidmaatschap van een organisatie, hobby’s en andere vrijetijdsbesteding, etc.
financiële bijzonderheden
Bijvoorbeeld: bankrekeningnummers, bezittingen, inkomsten, uitkeringen, subsidies, premies, etc.
sociale (zekerheids)gegevens
Bijvoorbeeld: informatie met betrekking tot kinderbijslag, tewerkstelling, werkloosheid, pensioen, leefloon, etc.
beeld- en geluidsopnamen
Bijvoorbeeld: foto’s, video-opname, …
In uitzonderlijke gevallen verwerken wij ook ‘bijzondere’ persoonsgegevens, die gevoeliger zijn dan ‘gewone’ persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens kunnen enkel verwerkt worden indien daar een bijzondere rechtsgrond voor bestaat. Het gaat om de volgende persoonsgegevens:
gegevens betreffende de gezondheid
Bijvoorbeeld: medisch verslag, diagnose-informatie, behandeling, informatie over een beperking, dieet, allergieën, etc.
politieke opvattingen
Bijvoorbeeld: politieke overtuigingen, lidmaatschap van een politieke partij, politieke functies die worden vervuld, stemvoorkeur, etc.
filosofische of religieuze overtuigingen
Bijvoorbeeld: registratie begrafenisritueel, etc.
raciale of etnische gegevens
Bijvoorbeeld: taalvaardigheid, relevante informatie bij de aanmaak van een e-ID, etc.
lidmaatschap van een vakvereniging (vakbond)
Bijvoorbeeld: in het kader van de uitbetaling van werkloosheidsuitkeringen, etc.
Het lokaal bestuur Lievegem heeft daarnaast de taak om strafrechtelijke gegevens over veroordelingen en straffen te verwerken, in het kader van het verstrekken van uittreksels uit het Strafregister.
Het volledige overzicht van de doeleinden waarvoor we bepaalde persoonsgegevens verwerken wordt opgenomen in ons verwerkingsregister.
Wij geven jouw persoonsgegevens niet door aan andere partijen, tenzij daarvoor een wettelijke basis bestaat. Als we voor het uitvoeren van een taak of voor het opstellen van een dossier beroep doen op een extern bedrijf (cf. een softwarefirma of gespecialiseerd adviesbureau) of je gegevens doorgeven aan een andere overheidsinstelling, dan mogen zij jouw gegevens alleen verwerken binnen het met hen afgesproken kader.
In principe worden je gegevens enkel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Wanneer je persoonsgegevens in uitzonderlijke gevallen toch buiten de EER verwerkt worden, dan gebeurt dit steeds in overeenstemming met de voorschriften van de AVG.
In samenwerking met de Vlaamse overheid en de Vlaamse Vereniging voor Steden en Gemeenten (VVSG) werd een generieke verwerkersovereenkomst opgesteld voor lokale besturen. Wij gebruiken deze verwerkersovereenkomst standaard als afsprakenkader met onze verwerkers. Deze overeenkomst wordt als bijlage opgenomen in onze bestekken. Meer informatie over de verwerkersovereenkomsten.
Wanneer wij persoonsgegevens (elektronisch) uitwisselen met andere publiekrechtelijke instanties, dan leggen wij het afsprakenkader omtrent deze verwerking vast in een protocol. Dit afsprakenkader heeft onder andere betrekking op de doeleinden en rechtmatigheid van de verwerking en de beveiliging van de persoonsgegevens. Bekijk het overzicht van onze protocollen.
In het kader van de wetgeving over openbaarheid van bestuur kan iedereen bij ons een aanvraag tot openbaarmaking van bestuursdocumenten indienen. Daarbij worden je persoonsgegevens in principe niet vrijgegeven. In elk geval wordt de openbaarmaking van persoonsgegevens steeds vooraf getoetst aan de privacywetgeving en de regelgeving inzake openbaarheid van bestuur. Meer informatie over openbaarheid van bestuur.
Wanneer wij jouw persoonsgegevens verwerken, heb je de volgende rechten:
Recht op informatie en inzage
Je mag weten of we persoonsgegevensgegevens van je hebben, welke dat zijn en op welke manier deze worden gebruikt. Je kan van ons een kopie van deze persoonsgegevens ontvangen en verdere toelichting krijgen over de verwerking.
Recht op correctie en aanvulling
Als jouw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, mag je ons vragen om deze te verbeteren en/of aan te vullen.
Recht om vergeten te worden
Je mag vragen dat je persoonsgegevens volledig worden gewist wanneer:
de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden
je de toestemming voor het verwerken van jouw persoonsgegevens intrekt, wanneer de verwerking hierop gebaseerd is
je bezwaar maakt tegen de verwerking (zie verder), en er geen dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn
jouw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt worden
jouw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust
Wij zullen jouw persoonsgegevens wissen in de bovenstaande gevallen, tenzij we wettelijk verplicht zijn om je gegevens te verwerken of als de verwerking moet gebeuren in het algemeen belang.
Recht op beperking van de verwerking
Je hebt het recht om de verwerking van je persoonsgegevens te laten beperken wanneer:
je de juistheid van die gegevens betwist
de verwerking onrechtmatig is, maar je niet wil dat de gegevens gewist worden
wij jouw gegevens niet meer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden, maar je deze nog nodig hebt in het kader van een rechtsvordering
je bezwaar maakt tegen de verwerking van jouw gegevens (zie onder), in afwachting van het antwoord op de vraag of er zwaarder wegende belangen dan de jouwe in het geding zijn.
Wanneer de verwerking beperkt is, worden jouw persoonsgegevens (met uitzondering van de opslag ervan) enkel verder verwerkt met je toestemming, voor de bescherming van de rechten van anderen, in het kader van een rechtsvordering of in het algemeen belang.
Recht op bezwaar
Wanneer jouw persoonsgegevens verwerkt worden in het kader van onze opdrachten van algemeen belang of het openbaar gezag, heb je het recht om je hiertegen te verzetten om redenen die verband houden met jouw bijzondere situatie. Behalve wanneer het algemeen belang zwaarder doorweegt dan dat van jou, zullen wij de verwerking van jouw gegevens staken.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer we jouw persoonsgegevens geautomatiseerd verwerken op basis van jouw toestemming of in het kader van een overeenkomst, heb je het recht om de persoonsgegevens die je ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen, zodat je deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kunt doorgeven. Je mag ons ook vragen om deze doorgifte in jouw plaats te doen, voor zover dit technisch mogelijk is.
Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming
Je hebt het recht om je te verzetten tegen besluiten die uitsluitend op een geautomatiseerde verwerking van jouw persoonsgegevens gebaseerd zijn en die voor je rechtsgevolgen met zich meebrengen, behalve wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met jou, dit wettelijk is toegestaan of dit berust op je toestemming. In deze gevallen kan je ons wel vragen om een menselijke tussenkomst bij het nemen van dat besluit.
Recht op intrekking toestemming
Wanneer de verwerking gebaseerd is op jouw toestemming, kan je deze toestemming om het even wanneer terug intrekken. In dat geval stoppen wij de verwerking van jouw persoonsgegevens. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van jouw toestemming blijft evenwel geldig.
Uitoefenen van rechten
Je kan je rechten uitoefenen door een verzoek aan ons te richten. Om de verschillende soorten verzoeken te stroomlijnen werd hiervoor een formulier opgemaakt. Je mag ook altijd een eenvoudige e-mail sturen met een korte omschrijving van jouw verzoek. Je kan het formulier en de instructies hier terugvinden.
Als je jouw gegevens in het Rijksregister wil nakijken of wil controleren welke instanties jouw gegevens hebben geraadpleegd, kan je je rechtstreeks wenden tot Mijn Dossier.
Hieronder lichten we enkele specifieke verwerkingen gedetailleerder toe. Vanzelfsprekend kan je jouw rechten, zoals hierboven beschreven, uitoefenen met betrekking tot deze verwerkingen.
Wij sturen verschillende soorten nieuwsbrieven. Je ontvangt deze als je hierop inschreef of gekend bent als klant van één van onze diensten. Wil je een bepaalde soort nieuwsbrief niet meer ontvangen, dan kan je je uitschrijven door te klikken op de uitschrijflink onderaan de nieuwsbrief.
Bij de activiteiten die wij organiseren maken wij vaak foto's en video's. Dit beeldmateriaal gebruiken wij om promotie te maken voor het lokaal bestuur en haar activiteiten, onder andere in ons infomagazine ‘Lievelink’, in onze nieuwsbrief, op onze website en op onze sociale mediakanalen. Wij respecteren je recht op afbeelding en engageren ons om je bij elke activiteit duidelijk in te lichten over het beeldmateriaal dat ter plaatse wordt gemaakt.
Onze fotograaf beperkt zich zoveel mogelijk tot overzichtsfoto's en sfeerbeelden. Voor dit soort beeldmateriaal vragen wij geen expliciete toestemming, noch voor het maken noch voor de publicatie.
Soms zal onze fotograaf ook gericht beeldmateriaal maken. Onder gericht beeldmateriaal verstaan wij beeldmateriaal waarin je het hoofdonderwerp bent, waarbij je poseert of waarbij één of enkele personen worden uitgelicht. Zowel voor het maken als voor het publiceren van dit soort foto of video zullen wij altijd jouw expliciete toestemming vragen. Waar mogelijk doen wij dit op voorhand en schriftelijk. In de andere gevallen zal onze fotograaf je aanspreken. Je kunt de aparte toestemmingen op elk moment intrekken.
Het lokaal bestuur Lievegem maakt gebruik van verschillende communicatiekanalen om in contact te treden met haar inwoners. Het lokaal bestuur is daarbij ook actief op sociale mediaplatformen, namelijk Facebook, Instagram, LinkedIn, X en YouTube.
Als je via deze kanalen met ons contact opneemt in een privébericht (cf. om een vraag te stellen of een probleem te melden), dan worden je persoonsgegevens daarbij verwerkt. Wij gebruiken die gegevens enkel om je verder te helpen of aan je verzoek gevolg te geven. Na afhandeling van jouw verzoek worden deze berichten niet door ons bewaard.
Wanneer je reageert op onze publieke berichten of deze berichten deelt of leuk vindt, dan zijn deze gegevens voor anderen zichtbaar. Deze publieke gegevens worden bewaard en zijn zichtbaar zolang deze niet door je verwijderd worden.
Jouw persoonsgegevens worden als gebruiker van sociale media ook verwerkt door het sociale mediaplatform in kwestie. Het lokaal bestuur Lievegem heeft zelf geen controle over de verdere verwerking van jouw persoonsgegevens door deze platformen. Op die verwerkingen zijn de privacyverklaringen van de sociale mediaplatformen van toepassing.
Wij maken op onze website en voor onze onlinediensten gebruik van cookies en verwante technieken. Cookies zijn kleine gegevens- of tekstbestanden die op je computer of mobiele apparaat worden geïnstalleerd wanneer je de website bezoekt of een onlinedienst gebruikt. Ze laten toe om je webbrowser of toestel te herkennen en houden gegevens over jouw surfgedrag bij. In onze cookieverklaring vind je hierover meer informatie.
Wij maken geen gebruik van profilering
Het lokaal bestuur Lievegem maakt op deze website gebruik van Google Analytics van Google om bezoekinformatie te meten en te analyseren, om na te gaan via welke weg je op deze website terechtkwam, om te registreren hoe en hoe vaak de verschillende webpagina’s worden bezocht en om de website beter te kunnen afstemmen op de wensen en noden van de gebruiker. Hiertoe worden aan de hand van jouw IP-adres, o.a. internetverkeersgegevens en gegevens over jouw browsertype en computer verzameld. Wij gebruiken deze gegevens niet om je persoonlijk te identificeren.
Als openbare overheid voorzien wij camerabewaking op het openbaar domein en in onze gebouwen. Met deze bewakingscamera’s hebben we de bedoeling om gemeentelijke eigendommen te beschermen, overlast aan te pakken, de naleving van het GAS-reglement te controleren en de openbare orde te handhaven.
De aanwezigheid van bewakingscamera’s wordt steeds gesignaleerd met pictogrammen. Wanneer je aanwezig bent op een locatie waar er bewakingscamera’s aanwezig zijn, bestaat de kans dat je wordt gefilmd. Daarbij worden dan ook jouw persoonsgegevens verwerkt.
Enkel geautoriseerde personen krijgen toegang tot de opgenomen beelden. De beelden worden <automatisch> gewist na één maand indien de beelden geen bijdrage leveren tot het bewijzen van een misdrijf, schade, overlast, een door het GAS-reglement gesanctioneerde gedraging of een verstoring van de openbare orde. Indien dat wel het geval is kunnen de beelden langer worden bewaard voor verder onderzoek. De beelden kunnen in dat geval ook overgedragen worden aan de politie of de gerechtelijke autoriteiten.
Onze website is geïntegreerd met ‘Mijn Burgerprofiel’. Dit is een toepassing die werd ontwikkeld en wordt beheerd door Digitaal Vlaanderen. Dit is een intern verzelfstandigd agentschap van de Vlaamse overheid. De bedoeling van Mijn Burgerprofiel is om bestaande informatie die de overheid over je heeft, te tonen op een eenvoudige manier. Door deze informatie voor je te bundelen zet de Vlaamse overheid in op een transparante en overzichtelijke overheid, dit over de verschillende overheidsniveaus heen.
Indien je gebruik maakt van Mijn Burgerprofiel worden je persoonsgegevens daarbij verwerkt. Voor meer concrete informatie hierover kan je terecht op de privacypagina van Mijn Burgerprofiel.
Indien je vragen, opmerkingen of klachten heeft in verband met de verwerking van jouw persoonsgegevens, laat het ons dan weten. Je kan ons contacteren via de contactgegevens die onderaan deze privacyverklaring zijn opgenomen. Onze externe functionaris voor gegevensbescherming (FG, ook wel Data Protection Officer of DPO) is ook langs deze weg bereikbaar. Jouw vraag, opmerking of klacht wordt strikt vertrouwelijk behandeld.
Ben je ontevreden met de behandeling van jouw verzoek of ben je van mening dat de behandeling van jouw persoonsgegevens een inbreuk maakt op de privacywetgeving, dan kan je een klacht neerleggen bij de toezichthoudende autoriteiten.
De Vlaamse Toezichtcommissie kan je bereiken per e-mail op contact@toezichtcommissie.be of per brief aan Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel. Volg de juiste procedure om een klacht in te dienen.
De Gegevensbeschermingsautoriteit kan je bereiken per e-mail op contact@apd-gba.be of per brief aan Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Volg de juiste procedure om een klacht in te dienen of om bemiddeling te vragen.
Je kan ons contacteren via het meldformulier, per e-mail naar privacy@lievegem.beof per brief naar: Lokaal bestuur Lievegem, t.a.v. Team IT en informatieveiligheid, Kasteeldreef 72, 9920 Lievegem.
Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd als de omstandigheden dit vereisen. Het versienummer en de datum in de titel geven de recentste wijziging aan.